特許事務所での業務効率化の実例
「特許事務」というのはとても細かい上に、管理する内容も多岐に渡ります。
顧客の数が増えればそれだけやり方も増えたりします。
特に顧客が大手企業の場合はその企業独自の管理スタイルがあり、特許事務所はそのスタイルに合わせたデータを渡す必要がありますね。
しかし事務担当の数は限られています。少ない人数で多くのことをやるには効率化を図らなければミスも増えますし、そのミスをリカバリーする作業にまた時間を取ってしまいます。
「その効率化はどうやってやればいいのか？」
「何から進めたらいいのかが分からない。」
そんなあなたのために、特許事務所勤務経験16年の業務効率化のエキスパート（プロフィール）が、特許事務所で進めてきた業務効率化の実例を公開します。
まったく同じやり方でなくても、何かヒントになるものがあれば幸いです。
国内年金管理
私が入所するまでは、国内・外内案件は、出願～登録・年金管理まで約１０人の事務担当がそれぞれで行っていました。
私が入所した頃は事務所の規模が拡大し業務の細分化を進めている最中で、その一つとして国内年金管理のみ切り離し、全案件をまとめて１人で事務作業を行うという体制に変わり、私がそれを担当することになりました。
「十人十色」だった業務を１人で作業するために行ったやり方の詳細を公開します。
識別番号リスト
私が入所するまでもエクセルで作られた識別番号リストはありました。
ただ「見にくい・分かりにくい・検索しにくい」リストでした。せっかくエクセルで作っているのですから、せめて検索しやすいリストにはしておきたいところ。
さらに、住所や会社名などの変更履歴についても管理できるようなリストを作ることにしました。
エクセルだけでなくワードも活用し、誰が見ても「見やすい・分かりやすい・検索しやすい」リストがどんなものだったのかを公開します。
顧客や現地代理人情報
私が勤務していた特許事務所にはサテライトオフィスがあり、国内出願グループは2ヶ所に分かれていて、顧客情報はそれぞれで管理されていました。
一方、外国出願グループは1ヶ所に集中していて、顧客から外国出願/移行の依頼が入った時、国内出願がどちらのオフィスで担当していたかによって顧客情報を知るのに少し苦労していました。
そこで事務所の全ての顧客と現地代理人の住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス・注意事項（出願人以外に書類を送付・請求するなどの諸注意）を作ることにしました。
識別番号リストと同じくエクセルだけでなくワードも活用した、どのオフィスからも閲覧できる仕組みについてお伝えします。
電子化
私が入所した当初、国内・PCT出願は包袋で、外国出願はファイルで書類を管理していました。
入所して数年経った時、所内の場所（ファイル保存場所）の問題から、
「できるだけ紙書類は電子化して破棄してしまおう」
という方針で、すぐに「電子化チーム」が発足されました。
そのチームリーダーとなった私が行った「紙包袋から電子包袋への移行」はどのようなものだったのかを公開します。
外国出願グループ内の業務効率化
紙書類の電子化を行うために、外国出願の流れ（特許～登録まで）を勉強して得た知識と、外国出願グループの人手不足も重なって、電子化チームリーダーをやりながら外国事務のサポートをすることになりましたが、素人（外国出願事務をやったことがない人）には分かりにくい仕組みで事務作業が進んでいることを知りました。
当時の外国出願の事務作業は、
「煩雑すぎ・データが整備されていない」
といったことが元で仕事についていけない人も出てきて人員の入れ替わりが激しい＝常に人手が不足している、といった状況でした。
そこでまずは状況把握から。そして紙から電子データへ移行するという抜本的改革を行うことになりました。その内容を大公開します！
新人教育
「煩雑すぎ・データが整備されていない」
という外国出願グループ。
そういう状態でありながらも事務作業をこなしてきたベテラン事務担当は、とにかく日々の業務に追われて忙しく、残業が続く日々。
その忙しさを解消するために新入所員を入れても教える時間がない・・・。
そんな中、外国出願グループのサポートとして作業効率化をやり始めていた私が、特許未経験者・新入所員への指導を担当することになりました。
実際の外国出願業務ではなく、その前段階として所内のルール説明、特許期限管理システムの使い方、送付状の出し方、ファイルの保存の仕方などが主な内容でしたが、実際の出願事務作業をスムーズに行うための基本となる内容なのでとても重要です。
なぜ重要だったのか？出願事務作業をスムーズに行うための基本とは？
その内容を公開します。
所内マニュアル作成
外国出願グループに入所する人が増えた時、ベテラン事務担当と新人事務担当とで共通の認識で作業を進めることができるようにするために、外国出願グループ用のマニュアルを作成することになりました。
事務所独自のルール（当所整理番号の付与の仕方、他部署への連絡の仕方、ファイリングの仕方、電子化の仕方、など）をまとめたファイルを一人一冊持つようにし、すべての担当者が共通の認識で作業できるようにしました。
どのようなマニュアルだったのかを公開します。
事務所や自分に合ったやり方がある
冒頭にも書いたように、事務所の方針、所員の人数、顧客からの要望などによって効率化のやり方は様々です。
ここで挙げた実例は、あくまでも私が在籍していた事務所の状況、その事務所の顧客の要望に合わせたやり方ですので、これらがあなたの事務所に合ったやり方かどうかは分かりません。
でも、
「こんなやり方があるんだ！」
「自分がやろうとしていることと近い」
など、何かヒントになるようなものを見つけて頂ければ幸いです。
そして、
「顧客からの要望に対して、効率よく的確に対応するにはどうしたらいいか」
「少ない所員数で、たくさんの作業をするにはどうすればいいか」
「誰に相談したらいいのか分からない」
など、特許事務所での業務効率化についてのことなら、ぜひ弊社にご相談下さい。
