「安価で使いやすいソフトを探しています」
そんなお問合せがきました。
結論から先に言うと、
「一部の機能について」 とか 「最低限の機能において」
であれば「ある」と思います。
では、使う人の要望が全て揃っていて、かつ安価なソフトは？
というと「ない」になるでしょうか。
「使いやすい」とか「安価」というのは使う人（事務所）の価値観によってそれぞれ捉え方は違うと思いますが、一般的に「使いやすいソフト」は最初から機能が揃っているため高額になりがちですし、「安価なソフト」は使い勝手はあまり良くないか、機能が制限されていてもっと使えるようにするにはプランをアップグレード（有料版を利用）する、ということになりますね。
特許期限管理システムは高いか安いか？
では特許事務所で使う期限管理システムについてはどうでしょうか。
特許事務経験があるSKYのスタッフは、「特許期限管理システムは使い勝手が良くないのに高い」というように感じます。
私達が思う「使い勝手が良くない」特許期限管理システムとは、
✓ 入力画面が見にくく、操作しにくい
✓ タブがいくつもあって操作性が悪い
✓ 入力項目が足りない
✓ 優先権やファミリー管理はできるが見にくい／操作が難しい
✓ 特許期限管理システムの他にもいくつもソフトが必要になる
などが挙げられると思います。
他にもあるかもしれませんが、これらについてもう少し詳しくみてみましょう。
入力画面が見にくく、操作しにくい
システムにありがちなのは、法制度の変更などがあった場合、その制度に合わせた入力フィールドが必要になり、後付けで画面に配置することになります。
入力フィールドを後付けしたことにより、作業の流れに沿って入力フィールドが並んでいるのではなく、例えば左上から入力し始めて、順番にすぐ下とか横のフィールドに移動せずいきなり右下のフィールドに入力しないといけない、そしてまた左上のフィールドに戻って入力・・・なんてことも。
これでは非常に見にくいですし、操作しにくく、入力ミスも起きやすくなりますね。
私達もシステムを開発していて思いますが、「特許」（商標や意匠、実用新案などもありますが）で管理する情報は”とにかく多い”と思います。
期限はもちろんですし、整理番号一つ取っても、「当所整理番号・出願人（顧客）整理番号・出願整理番号（特許庁宛連絡用の整理番号）」など、それぞれ入力欄が必要になります。
また、多様化する顧客の要望により、管理しなければいけない情報も多々あると思います。
これらを全て網羅しようとすると、小さい画面にギュッとフィールドを詰め込まなければいけないので見にくくもなりますし、入力フィールドが小さくなったりもします。
入力画面だけではステータスが分かりにくいので帳票を出して確認する・・・というやり方になり、ひと手間かけることで作業はより煩雑になりますね。
機能が増えればそれだけ値段も高くなりますが、煩雑さも増え、その結果「使い勝手が悪いけど高い」になる場合もあるように思います。
タブがいくつもあって操作性が悪い
多数の情報を全て網羅しようとすると小さい画面にギュッとフィールドを詰め込まなければいけなくなりますが、さすがに一つの画面に全部というのは無理なので、「タブ」を利用することになります。
整理番号や出願種類など書誌情報のタブ、優先権など基礎出願／原出願情報のタブ、出願日・出願番号など出願情報のタブ、オフィスアクションに関する中間情報のタブ、登録日・登録番号など登録情報のタブ、年金情報のタブ、係争系のタブなど。
また、商標の画面には出願時の区分数や指定商品・役務のタブ、登録時の区分数や指定商品・役務のタブなど・・・。
一つの案件でいくつものタブがあり、いまどこまで進んでいるのかはタブを切り替えないと全体像が分からない、というシステムになってしまいます。
弊社スタッフは「禁断のタブ」と呼んでいます（笑）。
極力タブ切替はなくしたいのですが、やはり管理すべき情報量が多すぎていくつかは使わないといけなくなってしまいます。
でも、タブは少ない方が操作がしやすいですし、全体像の把握もしやすいと考えます。
入力項目（フィールド）が足りない
何十年も前に作られた特許期限管理システムを使っている場合、期限管理する上で必要な入力フィールドはあっても、各国の法改正や顧客の要望に対応するための情報を入力するフィールドがない、ということもあるかと思います（一度もバージョンアップがない、ということもないのでしょうが・・・）。
入力フィールドが足りないと、入力できなかった情報は包袋表紙に手書きで書いたりするため手間がかかりますし、修正が入るたびに包袋表紙を書き直さなければならなくなるため、見にくいのはシステムの入力画面だけでなく、包袋表紙も・・・ということになってしまいます。
または、期限管理システムの備考欄になんでも入力することになり、小さな備考欄に入りきれないほどの情報が詰まっていて、見落としてしまうことも？！
優先権やファミリー管理はできるが見にくい／操作が難しい
弊社に問い合わせがある中で「現在使用しているシステムでは最先の優先権しか入力できない／最大５つまでしか入力できない」「日本、PCT国際出願、外国でのファミリー管理ができない」ということを何度かお聞きました。
優先日から計算される期限は、たしかに最先の優先日が分かればそれでいいのですが・・・。
このような場合、優先権情報もファミリーも、包袋表紙などをその都度確認しなければいけません。
外国出願の場合、米国などのIDS提出に関係しますから、やはり画面上で簡単にファミリーの確認が出来たほうが便利ですね。
高価なシステムでは全ての優先権が入力でき、ファミリー管理もできるかもしれませんが、その操作はシステムに慣れた人でないとできない、という場合もあります。
期限管理システムの他にもいくつもソフトが必要になる
たいていの特許期限管理システムは期限の管理ができ、案件の書誌情報データをワードに差し込んで送付状や請求書を作成すると思います。
ワードなど別のソフトを使うということは、一つの送付状／請求書は一つのワードファイルになります。
過去に作った送付状で「こんな内容の送付状があったはず」と思っても、ワードは一つずつ分かれているので一括して内容検索をすることができません。
一つ一つワードファイルを開いて内容を確認・・・という作業が必要になり、それにはかなりの時間がかかります。
送付状や請求書だけではありません。
システムから抽出した情報を基にエクセルで作業工程チェックリストなどを作らないと細かい進捗状況の入力や管理はできません。
作業工程のチェックとは、クライアントに通知したかどうか、回答をもらったかどうか、現地代理人に指示したかどうか、現地代理人からのAcknowledgeをもらったかどうか、クライアント宛に報告や請求書を送ったかどうか・・・など。
これらの一つ一つが事務にとってはとても大切です。
送付状などと同じく、期限管理システムとは別でエクセルやワードでの管理が必要になり、いくつものソフトを起動させておかなければならず、作業が煩雑になります。
エクセルでチェックリストを作ると二重管理になって、ミスが起きやすくなりますが、事務所ごとや顧客ごとで管理する内容が違うため、システムに最初からチェックリストを組み込んでおくということは難しくなります。
最初からチェック機能があるシステムはやはり高額になってくるのではないでしょうか。
高いと感じるかどうかはあなた次第
今貴所で行っている一連の業務を考えて、その一部分だけでもシステマティックになっていたら「使いやすい」と感じるのではないでしょうか？
エクセルだけで期限管理をしている事務所が、発送日を入力しただけで期限日が自動計算され、管理すべき期限だけが一覧表示されれば「お！」っとなりますね。
期限管理システムから差込印刷で、送付状をワードで一つ一つ作成している事務所が、期限管理システム内部で送付状が作成でき、過去に作った送付状を期限管理システムで検索できたら、それも「お！」っとなりますね。
SKY Patent Systemは、特許事務経験のあるスタッフが業務効率化の一環として、実際に期限管理システムを使っていて「使いにくい」と感じた部分を使いやすく改善し、期限管理システム以外に使用していたワードやエクセルなどのソフトを使わず、ギュっと一つにまとめて「見やすい・使いやすい」を形にしたものです。
SKY Patent Systemには、細かい事務作業の中で感じられる「お！」と思う機能がいくつも入っています。
ぜひ試して「お！」を感じてみてください。
たくさんの「お！」が入ったSKY Patent Systemが高いと感じるかどうかはあなた次第です。
