宝の持ち腐れ
分からないことが出てきた時、インターネットを利用して調べることがあると思います。
気になったことを紙にメモしたり、知りたい情報が載っているサイトを印刷して必要な部分にマーカーをつけたり。
外国特許の場合、現地代理人からのレターやメールで重要な部分にマーカーをつけたり、日本語に簡単に訳したものを書き込んだり付箋に書いて貼っておく・・・など。
でも、せっかく時間をかけて調べたことも、そのメモをどこに書いたか、どこに貼ったか、どの案件だったか、どの現地代理人だったか・・・など、探し出すのに倍くらいの時間がかかるなんてことがあるかもしれません。
「どこかにあるはず」
その「どこか」がすぐに分からなければ、「宝の持ち腐れ」になってしまいます。
そして、後から出てきても「時すでに遅し」となっては、「使えない情報」にしかなりません。
事務担当の方が、実は詳しい外国特許制度？
弁理士は、日本国内の特許制度は分かっていて当然ですが、案外外国の特許制度には詳しくない、ということを聞いたことがあります（詳しい弁理士ももちろん多数いらっしゃると思いますが・・・笑）。
外国事務担当は専門スタッフですので、弁理士より外国各国の特許制度をよく理解している方も多くいらっしゃるように思います。
弁理士でもご自身でそのような情報を集めてまとめていらっしゃる方もいると思いますが、外国事務担当の多くは、先に書いたように代理人からのレターやメールから知った情報、自分で調べたことをメモしたり、自分だけのファイル（紙だったり、電子データだったり）を持っているのではないでしょうか。
そのような情報は特許事務所にとって、とても重要なものとなるでしょうし、事務所の財産になるように思います。
弁理士も、最終的には現地代理人に確認するにしても、タイムラグがある現地代理人に時間をかけてレターやメールを作って聞くより、そのような情報を持っているスタッフが身近にいた方が仕事もしやすいでしょう。
そしてそのようなスタッフがいることを誇りに思うのではないでしょうか？
重要なメモ
ではクライアントからの連絡についてはどうでしょうか？
お客様相手に仕事をしている中で、時に「誰がいつ何を言ったか」や「言った、言わない」ということが後々問題になることもあります。
電話など口頭でのやり取りは「言った、言わない」が問題になりかねませんから、クライアントとは極力メールでやり取りし、履歴を残していると思いますが、宛先の変更などは口頭で指示がくる場合もあります。そんな時、
2021.〇〇.XX クライアントの〇〇様より、△△するようにとのご指示あり
など、包袋に入っている書類に直接メモを書いたり（包袋表紙に直接書き込むこともある）、付箋にメモを書いて貼り付けておいたりするでしょう。
でも、そのメモの存在を忘れてしまって、クライアントから「前にもご連絡しましたが・・・」と言われた経験、ありませんか？
そういったことが何度も続くと、クライアントからは
「この事務所は何度言ってもやってくれない」
「もうこの事務所に頼むのはやめよう」
・・・ちょっと大げさかもしれませんが（笑）、そんなことにならないとも限りません。
メモの「見える化」
近年、大雨や大地震、新型コロナウイルス感染拡大など、私達が住んでいる日本だけでなく地球全体であらゆる災害・被害が多く起きています。
このような時、貴所ではいつも通りの対応ができますか？
「クライアントからの指示をメモに書いて包袋に貼ってあるから、事務所に行かなきゃ対応できない」
ということでは、いつも通りの対応はできませんね。
そのメモ、情報を共有・・・「見える化」しておきましょう！
クライアントからの指示のような内容のものは特定の案件のことではなくそのクライアント全体のことなので、単なるメモではなく、所内で情報共有できるようにエクセルやワードなど共有ファイルにまとめて、サーバーに保存しているかもしれませんね。
一番簡単で手っ取り早いのは、
ノートを作る感覚でワードやエクセルを１ファイル用意し、なんでもそこに入力していく。
そしてそれを誰でも見られる場所（ファイルサーバーやクラウド）に置いておく。
他にも良い方法があるかもしれませんので、この記事をお読みになったのを機会に貴所でも考えてみてください。
そんなの当たり前ですけど・・・
「情報の共有なんて当たり前！とっくにやっているよ」
という事務所の方。
本当に今のやり方で大丈夫ですか？
その場で共有ファイルに入力できればよいですが、誰かがその共有ファイルを使っていて入力ができない、なんてことはありませんか？
そんな時、とりあえず付箋などにメモしておいて「後でエクセル（やワード）に入力しよう」ということもあるかもしれません。
「後で・・・」を忘れてしまっては意味がありませんし、その共有ファイルがワードやエクセルの場合、入力できる人は一人だけになってしまいます。
そこで・・・
SKY Patent Systemなら！
SKY Patent Systemは、期限管理はもちろんのこと、「痒いところに手が届く」システムです。
✓ 何人もが同時にアクセス可能！だから気付いた時にすぐ入力できる！
✓ 国マスタに国ごとのメモを入力、案件画面からも入力・確認できる！
✓ 企業マスタにクライアントごと、現地代理人ごとのメモを入力、送付先選択画面や請求情報入力画面からも入力、確認できる！
✓ マスタに入力がある時だけ案件画面などに「注意事項あり！」の表示が出るため、忘れることがなく、単純ミスが防げる！
期限はもちろん、ちょっとしたメモも、重要なメモも「SKY Patent System」という宝箱に全部入れて、事務所の財産を大切に管理しませんか？
