事務処理が煩雑になりやすい理由（その２）
「複数のソフトを使っている」
特許事務所での重要な業務として「期限管理」があります。そのため、エクセルを使って一覧で管理、又は独自のシステムを作って管理、専用の期限管理システムを導入・・・などで管理されているのではないでしょうか。
では、それらのシステム／ソフト１つだけでスムーズな作業ができているでしょうか？
エクセルで期限管理している場合
エクセルでの管理は、日付を手入力するだけの簡単なものもあれば、表計算ソフトという特性を活かし、計算式を作って発送日から法定期限日を算出したり、データベースとして顧客情報（住所録など）を管理するために使用していると思いますが、送付状や請求書の作成にはワードを使ったりしているのではないでしょうか？
ワードで送付状・請求書を作成する場合、エクセルからデータの差込印刷などすることもできますが、書誌事項などエクセルを見ながらワードに手入力して送付状や請求書を作成することも多いかと思います。
もちろんエクセルだけで送付状や請求書の作成をすることもできると思います。
セルを細かく分けたり結合させたシートをA４サイズで印刷できるようにし、データが入っているシートから計算式や関数で日付や数字を読み込んだり、高度なマクロを組んだりすることで送付状や請求書は簡単に作成できるかもしれませんが、その仕組みを作るにはそれなりの知識・技術やかなりの時間が必要となります。
当Webサイトの「エクセルから脱却すべき？！」と重複しますが、エクセルで仕組みを作り込むことが特許事務所・弁理士の仕事でしょうか？そのような時間があるなら、本業である明細書作成に充てたいところではないでしょうか？
期限管理システムの場合
期限管理システムを導入している場合でも、そのシステム内で送付状や請求書を書いて印刷するというシステムは少ないのではないでしょうか？
たいていはシステムに入っている情報から「送付状作成」「請求書作成」などのボタンを押すとワードが立ち上がり、システム内の情報が差し込まれたワードで修正を加えていく、という仕組みだと思います。
ワードで作った送付状や請求書はファイルサーバーなどのフォルダで管理していることでしょう。そのような場合、送付した履歴はすぐに分かりますか？
「紙で印刷して包袋で保管しているから履歴はすぐ分かる！」
「都度PDFで保存していて、PDFを見れば履歴が分かる！」
・・・たしかにそうですが、 ワードやPDFファイルの保存フォルダが期限管理システムとは連動していない場合、それらのファイルの保存フォルダを探したり、PDFファイル名に日付を付けて順番に並ぶようにしたりすることでしょう。PDFファイル名には日付を付けず、更新日時だけで管理している場合もあると思います。
ワードやPDFなどのファイル名は人によって付け方がバラバラ（全角、半角、スペースなどが混在）になり、担当者が変わった場合など、どこにどのように保存されているのかを把握するのに一苦労・・・なんてこともあるかもしれません。
または、皆が同じにように保存できるようファイル保存のルールを作って マニュアル化したりしていることと思います。そのマニュアル作成にも時間がかかり・・・。
全て経験してきたこと
実はこれらのことは、弊社スタッフが実際に経験してきたことなのです。
何年も（10年以上）、このようなことを続けてきました。紙だけの管理から電子化へ、作り放題で作った何千種類ものワード（テンプレート）からの送付状・請求書作成を基幹システムからの作成へ、ファイル名のルール作成、所内での周知徹底、マニュアル作成・・・全て実体験です。
「１つのシステムで作業の全てがなぜできない？！」という疑問を持つまではずいぶん時間がかかりました。
いずれにしても一つのソフトで「データ入力 ～ 送付状・請求書作成」が完結する、というものはなかなかないのではないでしょうか？
一つのシステムで完結させることで起こること
では一つのシステムで事務作業を完結させると、どんなことが起こるのでしょうか？
● パソコンのデスクトップがすっきり使える
● 管理システム内で送付状・請求書の履歴を一目で把握できる
● 二重、三重の入力が不要になり 、時間短縮になる
● 一度の入力ですむため、ミスがなくなる
● 時間短縮、ミスがなくなることで顧客サービスの向上につながる
● 事務作業の時間が短縮されることで、所員の残業が減り経費削減
● 今いる所員の仕事が減ることで新しい人材の募集が不要になる
良いことだらけです！！
結論！
私達・合同会社SKYはこれら全てを可能にする特許事務所向け期限管理システムの開発・販売を行っております。
いくつものソフトを使わないと期限管理・特許事務はできないの？
いいえ・・・『SKY Patent System』なら１つでできちゃいます！
ご相談・お見積りは無料で行っております。また、クラウドのご利用でテレワークも可能です。
