事務処理が煩雑になりやすい理由（その１）
「整理番号に意味を持たせている」
四法や、国内・外内・外国・PCTなどの区分、クライアント名（出願人名）、受任や出願年度、所内担当者によって当所整理番号や請求書番号を分けている／識別できるような整理番号にして、「整理番号に意味を持たせている」事務所様が多くいらっしゃいます。
「当所整理番号を見れば、その出願がどんなものかすぐ分かるから！」
なるほど！たしかにそうですね。「外国案件で、PCT国内移行で、クライアントが誰なのか、所内担当者が誰なのか」などすぐに分かります。
でも、受任した時点から四法が変わったら？区分や出願人名、所内担当者が変わったら？・・・当然整理番号も変えることになります。変えないと「整理番号を見てもどんな出願が分からなくなるから」です。
それに伴って各種データ（期限管理システム、エクセル、データ保存先フォルダ／ファイル名、クライアントや代理人宛送付状など）の修正、包袋表紙の修正など、事務作業が発生します。
これらの修正作業は一つも忘れてはいけません！なので「整理番号が変わった時に修正するものリスト」のようなものが必要になり、その都度チェックしながら各所の整理番号を変更・・・。
また、出願人や区分などが識別できるコードを整理番号に付与している場合、「クライアントコード表」が必要となり、コード表がないと当所整理番号がつけられない・・・なんてことになりかねません。 クライアントが増えれば増えただけコードが必要になるため、 コード表は分かりやすく綺麗に色分けして、更新する度に印刷してデスク周りに貼っておかなきゃ！！
その結果、デスク周りはリストだらけ・・・。
でも・・・当所整理番号だけで本当にその出願がどんなものか分かりますか？
共願人の有無、発明の名称、出願番号、登録番号、ステータスなど・・・詳細まで分かりますか？ 結局詳細は管理しているデータ・包袋・システムなどを見ないと分かりません。
ではどうして整理番号に意味を持たせるようになったのでしょうか？
思い出してみてください。事務所を開業した頃はまだ案件数も少なく、弁理士一人もしくは弁理士と事務員が一人。
最初から期限管理システムなどは導入せずエクセルをデータベースにして案件管理と期限管理をされていたと思います。エクセルはパソコンを買えば大体入っていますし、使い勝手の良い便利なソフトですから。
エクセルで検索しようと思ったら複数のセル（列）でそれぞれ条件をつけてフィルタ検索することになりますが、横一列でどの列でフィルタをかけていたのか分かりにくいし、面倒くさい。
「だったら整理番号に国内案件／外国案件、通常出願／分割出願、パリ優先／PCT国内移行、クライアントが誰なのか・・・分かるようにすれば、一つのセル（列）で検索できちゃうじゃん！！エクセルって便利ー！」
やがて案件数が増え、弁理士や事務員も増え、エクセルでの期限管理はそろそろ限界だ。期限管理システムを導入してみよう！
導入する際にエクセルからデータ移行をすると思いますが、システム会社にとってみれば当所整理番号に意味があってもなくても関係なく、エクセルの「当所整理番号」は期限管理システムの「当所整理番号」へデータを流し込むだけです。
でも「システム」ですから、当所整理番号以外にも四法、区分、クライアント名、年度・・・などを区別できる箇所／入力する箇所は他に準備されています。
ですが決められた所内のルールなので、エクセルで管理していた時のまま整理番号にあれこれコードをつけて期限管理システムに入力していきます。
同じ内容をシステムの四法、区分、クライアント名・・・などにも入力します。
それが何年も、何十年も続きます。一度始めたことはずっと続けていく。「前任者がやっていたから」「これが所内のルールだから」・・・誰も変更しようとしません。
いえ、変更できません。弁理士先生や先輩事務員がおっしゃった一言を、事務や後輩事務は忠実に守ります。「先生のご指示だから」「先輩がそう言っているから」
システムと人間 それぞれの役割
「システム」は入力されたデータから、人間が条件設定した通りの結果を抽出します。
ですので、「一目見て分かる整理番号」は「システム」には必要ありません。「四法＝特許」＆「区分＝外国」＆「出願ルート＝PCT」＆「所内担当＝○○」・・・と、条件設定すればよいだけなので・・・。
これを全て整理番号に盛り込もうとすると整理番号がとても長くなりますね・・・システムの「整理番号」欄に入りきれないくらいに。
システムでできることはシステムにやらせてしまいましょう。せっかく高額のシステムを導入しているのですから！もったない！
人間には人間にしかできないことが山ほどあるはずです。
そうやって突き詰めていくと、
「整理番号はなんでもいいよね。」
というお話になってくると思います。
整理番号付与のルールを変えるタイミングは難しいものです。キリの良いところとなると1月1日から、4月1日から・・・など。
でも「整理番号はなんでもいいよね」となればいつからでも大丈夫ですね！単なる番号ですから。
単なる番号とはいえ「1、2、3、4・・・」などにすることはなく、クライアントから見た時、貴所が担当していることが分かるくらいのコード（貴所の略称になるような単語／コード）は付けてよいと思いますよ（笑）。
データ整備はSKYにお任せ！
もし整理番号に意味を持たせていて、四法や、国内・外内・外国・PCTなどの区分、出願ルートや種別・・・といった個別の情報をエクセルなどの管理データ内に持っていない方。
SKYは、整理番号からそれぞれを抽出し、システムに合わせた各所のデータに分けることができます。
「どうしてそうなったのか」の理由をちゃんと理解できるからです！
整理番号の付与ルールを教えて頂けるだけで大丈夫です。
「こんなことできないよね」「こんなことまでやってくれないよね」をやるのがSKYです。
「こうしたい」「こうなりたい」を私達に教えてください！
貴所の理想を叶えます！
